2023.05.29

DX推進で住設資材商社の業務改善

ご依頼までの経緯

デジタルによる業務の効率化は、社内でも長いこと議論されてきました。

たとえば、無駄に多いミーティングやFAXによる日報管理、分厚いファイルでのデータ照会など、「どうにかしたい！」と悩んでいた箇所はたくさんありました。

しかし、具体的に何をしていいかわからず、IT導入補助金を使ってツールを整えたまではいいものの、なかなか社員の利用が推進しない。

これはもう専門家に助言を仰ぐしかない！ と、LEAPHさんにお願いをしました。

用途不明なFAXと煩雑な作業が激減！

デジタルの導入により、ミーティングの回数が減ったり、過去のデータを引き出すのが楽になったりと、さまざまな業務改善が見られました。

中でも大きかったのは、FAXでのやりとりを減らせたこと。

今までは誰が管理しているのか把握しきれない量のFAXが届いていました。とくに他店からの日報もFAXによって届いていたのですが、書式も揃っておらず、ほとんど日報として機能していない状況。

私たちも「これ、本当にやる意味あるのかな……」と悩んでいました。

ところが、LEAPHさんに助言をいただいて導入したkintoneのアプリによって劇的に改善されました。紙媒体で管理していた書類も減り、報連相（ホウレンソウ）にかかる時間も大幅に削減できました。

メリットはこれだけではありません。情報をデジタル化したことで、目的の情報へのアクセスが格段に簡略化されました。

今までは、わざわざ分厚いファイルを引き出してきて、一枚一枚捲って探していく……といった工程がありましたが、デジタル化したことで簡単に検索できるようになりました。

また、外回りの営業でも、社用携帯から簡単にマスター情報を閲覧できるようになり、ちょっとした調べ物のために会社に戻る必要もなくなりました。

事務作業の簡略化は前線で活躍している社員の負担を減らすことにも繋がり、さらなる売上向上が期待できるのではないかと考えています。

システム導入がうまくいった理由

新しいシステムや仕組みを導入しようとすると、社内で反発が出ることがよくあると聞きます。

しかし、弊社ではあまりそういった声は聞こえてきませんでした。「自分の知らないことは専門家に聞こう！」という風土が、もともと弊社にあったからだと思います。

またLEAPHさんのような、外部の人が手綱を握ってくれたからうまくいったのかもしれません。社内の人間関係に左右されないからこそ、みんな抵抗なく指示を受け入れられ、結果としてスムーズなデジタル化ができたように思います。

人事評価への紐付けを検討

せっかく情報をデジタル化できたので、いずれ人事評価との紐付けもしていければと思っていますが、今はまだデータを蓄積している段階です。

削減できた時間、整理された情報にどのような価値を見出すかは、今後の課題になるかと思います。

ですが、配送回数など期間を絞って比較すれば、今回の改善が売上に与えた影響を確認するのも難しくないと思いますし、データを可視化できたことで、新しい課題も見えてきました。

LEAPHに依頼してよかったと思うこと

フットワークが軽く、融通を利かしてくれる点がとてもありがたかったです。また、ちょっとした相談にも乗っていただいて大変助かりました。

運用からすでに一年ほど経ちましたが、もう誰も昔に戻りたいとは思わないでしょう（笑）