2024.03.22

生産性を高めるミーティング6つのポイント

今回もコラムをご覧いただきましてありがとうございます。代表の河原崎です。

仕事を進める上で、ミーティングって大事ですよね。

自分も過去勤めていた会社や他のコミュニティで、ミーティングの在り方に疑問を持つことがあり、以後、ミーティングの運営には気をつけるようになりました。

LEAPHが実際に運用しているミーティングのポイントは下記の通りです。

①ミーティングは原則15分単位で設定する

時間を15分単位で区切り、なるべく短く終わらせることを意識しています。1時間単位で設定するところも多いですが、15分で終わるものは15分で、30分で終わるものは30分で終わらせて、ダラダラと長引かせません。

②ミーティングの参加者をGoogleカレンダーで招待する

ミーティングオーナーが参加者をGoogleカレンダーで招待、共有しています。カレンダーを見れば誰がそのミーティングをセッティングしたかが一目でわかります。

③クライアントとのミーティングではアジェンダを用意する

事前にアジェンダや確認事項をテキスト化・共有することで、時間を節約するとともにミーティングの目的を明確化します。弊社では主に、エンジニアの杉田や橋本が担当してくれています。

④ミーティング後はアジェンダ・議事録を参加者に共有する

アジェンダはGoogleDocumentで作成しています。ミーティング中は、それを見ながら議事録を取り、決まり事や次回ミーティングまでのタスクをすぐに共有するようにしています。

⑤新しいプロジェクトにはキックオフミーティングを

新しいプロジェクトに取りかかる際はキックオフミーティングを設けます。キックオフミーティングでは、プロジェクトを進めるにあたっての不明点をつぶし、プロジェクトの方向性を共有する目的があります。

⑥プロジェクト開始後は定例ミーティングを設置する

プロジェクト開始後は定期的にミーティングを設けます。その場で解決できない課題は持ち帰り、次の定例ミーティングまでの宿題にします。

LEAPHの定例ミーティングについて

定例ミーティングは、各メンバーが発表する時間がメインです。代表の自分は話しすぎないように注意しています。ファシリテーションもメンバーが行います。

このようにしてメンバーがアウトプットする機会を意図的に増やしています。新入社員もこの場を活かして、「結論から話す」といった伝わりやすい話し方に挑戦してくれています。

最後にLEAPHで設けている定例ミーティングを紹介します。

ビジョナリーミーティング（月例ミーティング）

月初めに行うミーティングです。リモートワークを基本とするLEAPHで唯一、全メンバーがオフラインで集まる場となります。

目的：会社の方針を全メンバーで共有します。メンバーは1ヶ月を振り返り、来月の目標を立てます。目標を立て、振り返ることにより、個人の成長と組織の成長速度の最大化を図ります。
日時：月初営業日の午前中
場所：静岡市内の貸会議室
ツール：成長の軌跡（振り返りシート）

制作ミーティング（週次ミーティング）

WEBサイトの作成・デザインチームによるミーティングです。

目的：プロジェクトの進捗を共有し、納期に対しての進捗を確認します。あるようなら課題を共有し、解決策を立てます。
日時：毎週月・木曜日11:00-12:00
場所：静岡メンバーはSHIP 、静岡外のメンバーはZoomにて
ツール：Notion

広報ミーティング（週次ミーティング）

静岡みんなの広報をはじめとする、メディア作成チームによるミーティングです。

目的：プロジェクトの進捗を共有し、納期に対しての進捗を確認します。あるようなら課題を共有し、解決策を立てます。
日時：毎週月曜日14:00-14:30
場所：Zoom